Как сменить бухгалтера и ничего не потерять: чек-лист передачи дел

Когда лучше менять бухгалтера

Удобнее всего менять бухгалтера сразу после сдачи квартальной отчётности, в первые 10 дней месяца. Так у нового исполнителя есть 3–4 недели до ближайшего срока по ЕНП. Перед годовой отчётностью, в феврале и марте, смена рискованна: при спешке проще пропустить ошибку в балансе.

Что забрать у прошлого бухгалтера

Забрать нужно базу 1С, все отчёты с квитанциями за 3 года, доступы к ЭДО и банку, учётную политику и кадровые документы. Передачу оформляют актом приёма-передачи с перечнем. Если что-то не передано, это видно сразу, а претензию можно предъявить по акту.

• Выгрузка базы 1С на дату передачи
• Отчёты и квитанции о приёме за 3 года
• Учётная политика и приказы
• Кадровые документы и личные карточки
• Пароли от ЭДО, банка, личного кабинета ФНС

Как проверить, что учёт в порядке

Новый бухгалтер должен за 2–3 дня сверить ЕНС с налоговой, остатки по банку и 1С, расчёты с основными контрагентами. Расхождение больше нескольких тысяч рублей стоит разобрать до первой сдачи отчёта. Результат проверки лучше получить письменно, со списком рисков.

В нашей практике примерно у каждого четвёртого клиента при переходе находилась переплата или недоимка на ЕНС, о которой он не знал.

Какие доступы закрыть

После передачи дел смените пароли от банка и ЭДО, отзовите доверенности прошлого бухгалтера в ФНС и СФР. Если у него была ЭЦП на ваше имя, её нужно отозвать в удостоверяющем центре. На всё это уходит 1–2 дня, а риск оставить доступ постороннему исчезает.

• Отозвать машиночитаемые доверенности
• Сменить пароли банк-клиента
• Отозвать ЭЦП, выданную на бухгалтера

Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию. Нормы НК РФ на ноябрь 2026 года.